Fluktuationskosten- der heimliche Gewinnvernichter
Fluktuationskosten sind in Jahresabschlüssen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen nicht ausgewiesen und daher nicht evident. Insbesondere die indirekten Kosten der Fluktuation tauchen entweder gar nicht auf oder verstecken sich in anderen Kostenpositionen. In den wenigsten Unternehmen werden Fluktuationskosten systematisch ermittelt. In den Leitungsebenen, Controlling- und HR-Abteilungen scheint noch unterschätzt zu werden, welches Ausmaß die diese Kosten aktuell haben und dass es sich um Positionen handelt, die unbedingt gemessen und gemanagt werden sollten.
Beispiele:
1. Direkte Austrittskosten: Ø 2.145 Euro pro Fluktuationsfall
Zu den direkten Kosten des Austritts gehören beispielsweise die Entgeltfortzahlung bei Freistellung, Kosten durch Krankmeldung, nachvertragliche Karenzentschädigungen, Anwalts- und Gerichtskosten bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen, Abfindung und Sonderkosten.
2. Indirekte Austrittskosten: 2.122 Ø Euro pro Fluktuationsfall
Zeitlichen Aufwand der Beteiligten und deren Personalkosten. Z.B. Abstimmungsgespräche zwischen HR und dem Vorgesetzten, Austrittsgespräche, Information der Kollegen / Kunden / Lieferanten etc., Abmeldungen, Sicherheitsmaßnahmen, Compliance-Risiken begrenzen, Zeugnis erstellen, Rückgabe von überlassenen Gegenständen kontrollieren, Aufgaben-Umverteilung im Team planen und umsetzen sowie anfallende Überstunden der verbleibenden Kollegen.
3. Direkte Such- und Auswahlkosten: 4.591 Ø Euro pro Fluktuationsfall
Z.B. Kosten der Stellenanzeigen, Personalberaterkosten, Kosten für Schriftverkehr, Honorare für Auswahlverfahren, Kosten für das Einholen von Referenzen, Informations-material für Bewerber, Auslagenerstattung an Bewerber, Suchkosten für Interimspersonal und Kosten für Interimspersonal.
4. Indirekte Such- und Auswahlkosten: Ø 6.115 Euro pro Fluktuationsfall
Zeitlicher Aufwands der jeweils beteiligten internen Mitarbeiter, die mit den Personalkosten multipliziert werden, z.B. Stellenbeschreibung prüfen und ggf. neu formulieren, Stellen-anzeige entwerfen und schalten, eingegangene Bewerbungen sichten und erfassen, Vorauswahl durchführen, Bewerber einladen, Auswahlverfahren vorbereiten und durchführen, Abstimmung mit Betriebs- oder Personalrat, Entscheidungsfindung, Zwischenbescheide schreiben, Ab- und Zusagen verfassen und versenden sowie Unterlagen zurücksenden.
5. Direkte Eintrittskosten: Ø 2.002 Euro pro Fluktuationsfall
Z.B. Höheres Entgelt des Neueingestellten, Kosten für Schulung und Weiterbildung des Neuen, zusätzlicher Arbeitsplatz während Einarbeitung, Informationsmappe, Beteiligung an Heimreisen, Hotelkosten, Maklergebühren und Umzugskosten.
6. Indirekte Eintrittskosten: Ø 2.097 Euro pro Fluktuationsfall
Auch indirekte Eintrittskosten werden über den zeitlichen Aufwand der Beteiligten und deren Personalkosten ermittelt. Der zeitliche Aufwand entsteht hier z.B. durch Stellen und Bearbeiten des Einstellungsantrags, Erfassen der Stammdaten, Erstellen von Arbeitsvertrag und Personalakte, Materialien zur Arbeitsaufnahme übergeben, diverse Anmeldungen durchführen, Listen und Verzeichnisse aktualisieren, bei der Wohnungssuche unterstützen, werksärztliche Untersuchung durchführen, Plan für die Einarbeitung erstellen, Arbeitsplatz einrichten, firmeninterne Schulungen durchführen, Leistungsabnahme der Einarbeitenden, Onboarding durchführen, Paten bzw. Mentor auswählen, Betreuung des neuen Mitarbeiters sowie Feedbackgespräche zwischen HR und dem Vorgesetzten.
7. Opportunitätskosten der Fluktuation: Ø 16.819 Euro pro Fluktuationsfall
Die Opportunitätskosten des Austritts, des Vakanz-Zeitraums und der Einarbeitung bilden die größte Position bei den fluktuationsbedingten Kosten. Sie schwanken je nach Stelle des ausscheidenden Mitarbeiters enorm. Im Falle, dass der Mitarbeiter zum Wettbewerb wechselt, fallen die Kosten genaugenommen „Doppelt“ an: Er schädigt das Unternehmen in dem gleichen Maße, wie er den Wettbewerber stärkt.
Einige Kostenpositionen aus dem Bereich der Opportunitätskosten: Leistungsabnahme des ausscheidenden Mitarbeiters vom Zeitpunkt der Aufnahme der aktiven Stellensuche (innere Emigration) über die Kündigung bis zum Ausscheiden, unvollendete und partiell versandende Projekte und Aufgaben, Abfluss von explizitem und impliziten Wissen, Abfluss von Beziehungsnetzwerken, Neuformung der vom Weg- und Neuzugang betroffenen Arbeits- und Projektgruppen, Störung des Team-, Abteilungs- und Betriebsklimas, Irritationen und „Gerüchteküche“, Mit- bzw. Nachziehen von Kollegen und Ansteckungseffekte, Auswirkungen auf Performance der Unterstellten sowie die anfängliche Minderleistung des Eintretenden.
8. Aufschlag für Fehlbesetzung: Ø 7.178 Euro pro Fluktuationsfall
Dieser Aufschlag wird entsprechend der Wahrscheinlichkeit gebildet, dass die Fluktuationskosten erneut anfallen: bei vorzeitigem Ausscheiden des neuen Mitarbeiters oder bei einer Fehlbesetzung. Diese Wahrscheinlichkeit wurde von den Befragten zu beiden Befragungszeitpunkten mit rund 20 Prozent durchschnittlich beziffert.
Insgesamt ergibt sich für pro Fluktuation anfallenden Kosten ein Mindestbetrag in Höhe von 43.069 Euro
Der frappierendste Fluktuationskostenanstieg findet sich bei den direkten Eintrittskosten. Diese nahmen um 77 Prozent zu. Das Ausmaß dieser Veränderung überrascht: Zwar ist durchaus bekannt, dass Neueinstellungen heute selbst bei unter den Anforderungen liegenden Qualifikationen oftmals nur zu höheren Gehältern möglich sind. Doch es scheint, dass der Verdienst-Joker von den Unternehmen weitaus häufiger gezogen werden muss, als es bislang angenommen wurde.
Insgesamt stiegen die durchschnittlichen, mindestens anfallenden Gesamtkosten pro Fluktuationsfall um rund 17 Prozent auf 43.069 Euro. Auf der Basis der Mindest-Gesamtkosten aus der Fluktuationskostenstudie eröffnet sich damit die Möglichkeit, fluktuationsbegrenzende Retention Management Maßnahmen auf ihre Wirtschaftlichkeit hin zu analysieren: Wie hoch ist die Ersparnis für einen Betrieb mit 1.00 Mitarbeitern, wenn er hiermit seine Fluktuationsquote dauerhaft um 3 Prozentpunkte senkt?
Verkürzende Zusammenfassung der Fluktuationskostenstudie Vergleich 2013/2016 der I.O Group Wolf Consulting Wuppertal, Tel. +49 (0)202 277 5000 | io@iogw.de
Aktuellere Studie ist in Vorbereitung.
